Universitat Jaume I - UJI - Castello

Biblioteca-Centre de Documentació

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Archivo General

¿Qué puedes encontrar en el Archivo General?

En el Archivo General puedes encontrar información sobre los documentos que forman nuestro patrimonio documental, así como sobre la gestión de documentación.

El Archivo General se concibe como un nuevo recurso de información a disposición de toda la comunidad universitaria: personal de administración y servicios, personal docente y estudiantes, y también, de todos los investigadores y aquellas personas interesadas en nuestro patrimonio documental. La finalidad del archivo es proporcionar apoyo técnico, informativo y documental, así como garantizar la conservación de la documentación.

El archivo se creó a finales de 1997 como un servicio responsable de recoger, organizar, evaluar y difundir el patrimonio documental de la Universidad, desde que se genera o recibe hasta su eliminiación o conservación permanente. El patrimonio documental está formado por los documentos generados o recibidos en el desarrollo de las funciones y actividades propias, por cualquier órgano o persona al servicio de la universidad. Además, hay otros fondos procedentes de donaciones.

Tiene una doble vertiente: como apoyo de la administración de la universidad, es reponsable de la gestión de la documentación que se genera en el desarrollo de las funciones propias, y contribuye así a la mejora de la eficacia y rentabilidad administrativas. Para la correcta organización de la documentación, se ha establecido un sistema de gestión documental con el objetivo de dar un tratamiento unitario y coherente a toda la documentación, independientemente de su soporte, fase o localización.

La Comisión de Calificación, Transferencia y Expurgación es el órgano asesor de la Secretaría General en el establecimiento de la reglamentación referida a la valoración, utilización, accesibilidad y conservación o eliminación final de los documentos propios de la universidad.

Por otro lado, como recurso de información para los investigadores, es responsable de la conservación y difusión del patrimonio documental, aportando los medios y servicios necesarios para la rápida y efectiva recuperación y accesibilidad a la información.

Las funciones, organización y servicios quedan definidos en el Reglamento (Documento PDF) y en las Directrices de Funcionamento (Documento PDF) del Archivo.

De acuerdo con el ciclo de la evolución documental, el sistema archivístico se estructura en:

Archivos de gestión. Se localizan en las unidades y servicios adeministrativos y su finalidad es organizar, tratar y custodiar la documentación durante la fase activa, así como facilitar la información necesaria.
Archivo intermedio. Recoge toda la documentación procedente de los archivos de gestión cuya vigencia administrativa ha finalizado, pero sigue siendo de consulta para parte de la administración de la universidad.
Archivo histórico. Recoge toda la documentación que se conservará de manera permanente.

Fuentes Documentales

Fuente Magisterio

Fechas extremas: 1900-1991
Contenido: reúne la documentación generada por la Escuela Normal de Magisterio y por la Escuela Universitaria de Profesorado de EGB.
Extensión: 53 metros lineales.
Instrumentos de descripción: inventario automatizado.
Acceso: libre, excepto algunas series documentales.

Fuente Colegio Universitario

Fechas extremas: 1969-1991
Contenido: documentación del Colegio Universitario de Castellón, creado en el año 1969, dependiente de la Universidad de Valencia.
Extensión: 60 metros lineales.
Instrumentos de descripción: inventario automatizado.
Acceso: libre, excepto algunas series documentales.

Fuente Universitat Jaume I

Fechas extremas: 1991-
Contenido: reune la documentación producida por esta institución. La mayor parte de la documentación se encuentra en fase activa y semiactiva, razón por la que la documentación se localiza en los archivos de gestión y en el archivo intermedio.
Instrumentos de descripción: inventario automatizado.
Aceso: para la mayor parte de las series documentales restringido a las unidades productoras de la documentación.

En estos fondos se puede encontrar información sobre: reuniones de los órganos de gobierno, convenios, acuerdos, normativa universitaria, correspondencia, expedientes de construcción, expedientes de ingreso, matrícula, convalidaciones, becas, títulos, expedientes académicos, gestión de gastos, gestión de ingresos, expedientes de acceso y selección de personal, planes de estudios, expedientes de actos oficales, expedientes de actividades culturales, deportivas...

Fondo Soler i Godes

Fechas extremas: 1928-1994
Contenido: es fruto de una donación. Recoge documentación y la biblioteca del maestro Enric Soler i Godes, introductor en los años 30 de la pedagogía Freinet, método alternativo a la pedagogía del momento, e impulsor de la escuela valenciana. A partir de la obra de Soler i Godes, el fondo recoge documentación proveniente de la Renovación Pedagógica a lo largo de su evolución histórica. Se diferencian cuatro etapas cronológicas. Contiene también la imprenta escolar de la escuela de San Juan de Moró y 130 planchas de linóleo.
Extensión: 18 metros lineales.
Cuadro de clasificación (Documento PDF)
Instrumentos de descripción: inventario automatizado. Los libros se pueden consultar en el Catálogo de la Biblioteca.
Acceso: libre.

Servicios

Coordinación y asesoramiento en los archivos de gestión y gestión de transferencias: para aplicar el sistema de gestión documental establecido, cada archivo dispone del Manual de Gestión del Archivo, donde se recopilan todos los conceptos, normas y procedimientos, teóricos y prácticos, relativos a cómo se debe gestionar eficazmente la documentación.

Periódicamente, se realizan transferencias de documentación desde cada archivo de gestión al archivo intermedio. Para ello, se utiliza la hoja de previsión de transferencias (Documento PDF) y la hoja de transferencia (DocumentoPDF).

Préstamo: el préstamo queda restringido a las unidades administrativas productoras de la documentación, para fines de tramitación o información administrativa,mediante una solicitud de préstamo/consulta. También se podrán prestar documentos a instituciones externas para exposiciones temporales.

Consulta: el acceso a la documentación está permitido a toda la comunidad universitaria y a investigadores externos, respetando en todo momento los niveles de confidencialidad y accesibilidad normativos.

La consulta de la documentación histórica se realizará en la sala de consulta del Archivo General.

Reprografía: respetando los niveles de accesibilidad, se proporcionarán copias de los documentos a cargo del solicitante.Solicitud de copia de documentación (Documento PDF).

Información documental y bibliográfica: podéis realizar consultas sobre bibliografía y recursos en Internet relacionada con los archivos y la archivística.

Formación de usuarios y difusión del fondo documental: se programan actividades diversas atendiendo a la tipología de usuarios, como participación en mesas redondas y conferencias, participación en exposiciones externas, visitas comentadas al archivo...

Apoyo a la investigación y a la docencia: el personal docente e investigador de la universidad tiene a su disposición el archivo como apoyo para la docencia, el estudio y conocimiento de tipologías documentales, gestión de la documentación, recursos archivísticos, etc. mediante clases prácticas, visitas... También se lleva a cabo la supervisión de prácticas de alumnos, en las que los estudiantes aprenden los procedimientos que conlleva la gestión de la documentación. Así mismo, se proporciona apoyo técnico y bibliográfico para la investigación a partir del fondo existente.